Kärsämäen Vesihuolto Oy: Helppokäyttöinen järjestelmä toi joustavuutta ja säästöjä

Asiakastarina

Kärsämäen Vesihuolto Oy on Kärsämäen kunnan omistama yleinen vesihuoltolaitos, jonka asiakkaina on noin tuhat kuluttajakiinteistöä kunnan alueella. Yhtiössä on viime vuosina pyritty tehostamaan toimintaa, ja osana tätä haluttiin löytää kustannustehokas ratkaisu laskutuksen hoitamiseen.

”Halusimme ohjelman, jolla laskutus voidaan hoitaa kohtuullisilla työtunneilla. Parin viime vuoden ajan laskutus oli ulkoistettuna, mutta nyt haluttiin ottaa se omaksi toiminnaksi”, kertoo vesihuoltomestari Valtteri Kykyri.

Vuoden 2026 alusta alkaen Kykyri siirtyy yhtiön toimitusjohtajaksi. Lisäksi yhtiössä työskentelee laitosmies. Pienessä organisaatiossa korostuu järjestelmien helppokäyttöisyys ja joustavuus, mikä oli keskeinen syy Flow Invoicingin valintaan.

”Käyttöliittymä on selkeä, ja asiakaspalvelu ja tekninen tuki toimivat heillä hyvin. On tärkeää tietää, että apua saa aina tarvittaessa”, Kykyri sanoo.

Nopea käyttöönotto ja sujuva siirtymä

Flow Invoicingin käyttöönotto eteni ripeästi: päätös hankinnasta tehtiin vuoden 2025 kesällä, ja jo syyskuun alussa asiakkaille voitiin lähettää lukemapyynnöt sähköpostitse uuden järjestelmän kautta. Vastaukset saatiin suoraan järjestelmään, ja marraskuussa sen kautta lähetettiin ensimmäinen tasauslaskutus ja ensimmäinen laskutuserä.

Vanha ohjelma pysyi toiminnassa siirtymävaiheen ajan, ja uuteen järjestelmään siirryttiin "lennosta". Nopean aikataulun mahdollisti Flow Invoicingin ammattitaito ja kokemus, jonka ansiosta rajapinta taloushallinto-ohjelman kanssa saatiin toimimaan aikataulussa.

”Käyttöönotto oli yksi jouhevimmista ja sujuvimmista, mitä olen kokenut”, Kykyri toteaa.

Käyttöönoton ajoitus juuri ennen tasauslaskutuksia säästi huomattavasti työtunteja, kun asiakkaat pääsivät itse syöttämään lukemat asiakasportaaliin. Hyödyt näkyvät myös pidemmällä aikavälillä.

”Kun lukemapyynnöt voidaan nyt lähettää sähköisesti, se tuo säästöjä lähetyskuluissa. Samalla voidaan päivittää asiakkaiden sähköpostiosoitteet, ja päästään siirtymään yhä enemmän kohti paperitonta asiointia”, Kykyri toteaa.

Jos asiakkaalla ei ole sähköpostia, lukemapyyntö lähetetään paperisena. Mukana olevan QR-koodin avulla asiakas voi tällöinkin kätevästi tehdä ilmoituksen sähköisesti.

Tyytyväiset asiakkaat ja sujuvampi arki

Kykyri kertoo, että asiakkaat ovat ottaneet uuden järjestelmän hyvin vastaan. Erityisesti on kiitelty helppokäyttöisyyttä ja mahdollisuutta seurata omaa vedenkulutusta, mikä on myös lain edellyttämä ominaisuus.

”Sähköisten lukemapyyntöjen vastausprosentti on selvästi parempi kuin paperisten. Kun pyyntö saapuu puhelimeen, sen voi hoitaa heti mittarilla, eikä asia unohdu.”

Uusi järjestelmä integroituu suoraan tilitoimiston käyttämään taloushallinto-ohjelmaan, mikä vähentää merkittävästi manuaalista työtä kirjanpidossa. Myös asiakaspalvelu on sujuvoitunut pilvipohjaisen sovelluksen ansiosta.

”Asiakaspalvelu on käytännössä aina auki, kun kannettava on mukana. Työni on liikkuvaa, joten on tärkeää, että asiakkaan tiedot saa esiin ja kirjattua järjestelmään missä tahansa”, Kykyri sanoo.

Nykyaikainen järjestelmä auttaa tehostamaan toimintaa ja helpottaa arkea niin henkilökunnan kuin asiakkaidenkin näkökulmasta. Kykyrin mukaan tekniikan kehittyessä kannattaakin pysytellä ajan tasalla.

”Vaihto uuteen järjestelmään voi kuulostaa ennakkoon työläältä, mutta jos käyttöliittymä on selkeä, uuden opettelu vie yllättävän vähän aikaa. Meille tämä prosessi oli hyvin positiivinen kokemus.”