Asiakastarina
Kemijärven Energia ja Vesi Oy otti vuoden 2024 lopulla käyttöön Flow Invoicing -laskutusjärjestelmän osana laajempaa muutosprosessia. Tavoitteena oli uudistaa järjestelmät nykyaikaisiksi ja kehittää samalla yhtiön toimintatapoja ja asiakaspalvelua.
"Vanha järjestelmä oli ollut käytössä pitkään, ja halusimme järjestelmän, joka tukee tulevaisuuden kehitystavoitteitamme. Esimerkiksi lämmönkulutuksen tuntiarvojen kerääminen mahdollistaa uudella tavalla tuotteidemme kehittämisen", toimitusjohtaja Timo Jokinen kertoo.
Jokinen korostaa, että kunnalliset lämpöyhtiöt toimivat kilpaillulla alalla, joten niiden pitää pystyä toimimaan tehokkaasti.
"Järjestelmien uudistaminen tukee osaltaan tätä tavoitetta. Toimivat ja kustannustehokkaat tukijärjestelmät ovat keskeinen osa yhtiön kehittämistä."
Flow Invoicing on suunniteltu erityisesti vesi- ja lämpöyhtiöiden tarpeisiin. Se sisältää valmiit integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin sekä selainpohjaisen, etäkäyttöä tukevan käyttöliittymän. Asiakasportaalin kautta asiakkaat voivat tarkastella kulutustietojaan ja tehdä ilmoituksia vedenkulutuksesta.
Timo Jokisen mukaan on tärkeää, että järjestelmä kokonaisuudessaan tukee yhtiön asiakaspalvelua ja asiakkuuden hallintaa.
"Nykyaikainen, toimiva järjestelmä on meille äärimmäisen tärkeä. Vesi ja lämpö ovat peruspalveluita, joissa myös laskutuksen pitää toimia luotettavasti. Lisäksi Flowin järjestelmä on sopivan laajuinen, tarkoituksenmukainen ja kustannustehokas juuri meidän kokoiselle yhtiölle."
Sujuva käyttöönotto haasteista huolimatta
Koska kyseessä oli yhtiölle merkittävä muutos, mukaan otettiin asiantuntija varmistamaan prosessin sujuvuus. Tämä huolehti siitä, että kilpailutukset ja tarvittavat kartoitukset tehtiin huolellisesti ja lopulliset valinnat perustuivat parhaaseen mahdolliseen tietoon. Lisäksi asiantuntija varmisti, että järjestelmän käyttöönotto sujui tilaajan puolella suunnitelmallisesti ja tehokkaasti.
Ennen tarjouskilpailua kartoitettiin eri järjestelmien käyttäjäkokemuksia. Asiantuntijana toiminut Simo Alaruikka kertoo, että selvitysten perusteella käyttäjien tärkeimpiä kriteerejä olivat asiakaspalvelun laatu, järjestelmän helppokäyttöisyys ja jatkuva tuotekehitys.
"Nämä kaikki olivat myös meille keskeisiä. Flow Invoicing on vastannut odotuksiin hyvin. Päivityksiä tulee säännöllisesti, asiakaspalvelu on helposti tavoitettavissa ja järjestelmä on helppokäyttöinen. Myös tekninen ajanmukaisuus oli meille tärkeää."
Käyttöönottovaihe piti sisällään monia haasteita, sillä siirrettävät tiedot sijaitsivat useissa vanhoissa järjestelmissä. Lisäksi samassa yhteydessä vaihtuivat taloushallinnon järjestelmä ja asiakaspalvelun toteuttaja, ja yhtiössä oli tapahtunut myös henkilöstövaihdoksia.
Flow Invoicing Oy kohdisti käyttöönottoon riittävästi resursseja, jotta järjestelmien yhteensovittaminen ja tietojen siirtyminen saatiin varmistettua. Käyttöönottokoulutukseen ja tietojen tarkistamiseen panostettiin, ja asiakasta tuettiin koko prosessin ajan.
Simo Alaruikka toteaa yhteistyön sujuneen hyvin ja huomauttaa, että digitaalisten palvelujen hankinnassa perusasiat painavat edelleen. Tuotteen ominaisuuksien lisäksi tärkeää on, että tarvittavan avun saa nopeasti ja vaivattomasti.
"Flow Invoicing Oy:n etuna on, että se on pienehkö kotimainen toimija. Asiointi on joustavaa ja palvelu henkilökohtaista, ja ihmiset on helppo tavoittaa puhelimitse."
"Projekti pysyi aikataulussa, vaikka se oli tiukka. Asiakkaan näkökulmasta siirtymä sujui lopulta vaivattomasti. Toiminta oli ammattimaista, ja siinä näkyi myös toimittajan halu kehittää järjestelmää aktiivisesti." Timo Jokinen, toimitusjohtaja